Kehilangan Kartu Residen atau Paspor di Jepang? Lakukan Ini

Jawaban cepat (30 detik): Kerjakan dalam urutan ini. (1) Datangi polisi, ajukan laporan kehilangan, dan dapatkan surat keterangan kehilangan. (2) Untuk kartu residen (zairyu card) yang hilang, ajukan penerbitan ulang di kantor Imigrasi regional Anda dalam 14 hari — ini gratis. (3) Untuk paspor yang hilang, hubungi kedutaan atau konsulat negara Anda sendiri untuk penggantian; surat keterangan polisi adalah yang menghubungkan keduanya. Lakukan langkah polisi terlebih dahulu, karena baik Imigrasi maupun kedutaan Anda akan meminta dokumen itu.

Ini adalah panduan umum, bukan nasihat hukum. Aturan, biaya, dan waktu pemrosesan berubah dan berbeda menurut kewarganegaraan serta kantor setempat. Selalu konfirmasi dengan Badan Layanan Imigrasi (Immigration Services Agency), polisi, dan kedutaan Anda sebelum bertindak.

Pertama, tarik napas — lalu lakukan tiga hal ini secara berurutan

Kehilangan identitas Anda di negara asing terasa seperti keadaan darurat. Kabar baiknya: Jepang punya proses yang jelas dan sudah teruji, dan kasus dokumen hilang adalah hal rutin baik bagi polisi maupun Imigrasi. Kuncinya adalah melakukan langkah-langkah dalam urutan yang benar, karena setiap langkah menghasilkan dokumen yang dibutuhkan langkah berikutnya.

1. Polisi — laporkan kehilangan, dapatkan surat keterangan kehilangan.
2. Imigrasi (Immigration Services Agency, ISA) — terbitkan ulang kartu residen Anda.
3. Kedutaan atau konsulat Anda — ganti paspor Anda.

Kartu residen dan paspor diterbitkan oleh otoritas yang sama sekali berbeda — Jepang menerbitkan kartu residen Anda; hanya negara asal Anda yang dapat menerbitkan paspor Anda. Jadi jika Anda kehilangan keduanya, Anda akhirnya akan melakukan kedua jalur 2 dan jalur 3. Mulailah dengan polisi dalam kedua kasus.

Langkah 1: Ajukan laporan polisi dan dapatkan surat keterangan kehilangan

Datangi kantor polisi atau pos polisi (koban) terdekat. Beri tahu mereka apa yang Anda hilangkan, kira-kira di mana dan kapan, serta data pribadi Anda. Mereka akan mengajukan laporan kehilangan dan menerbitkan surat keterangan kehilangan/pencurian — dalam bahasa Jepang ini disebut ishitsu todoke juri shomeisho (surat keterangan penerimaan laporan kehilangan). Untuk kartu residen, yang paling penting adalah nomor tanda terima laporan.

Mengapa ini didahulukan: Imigrasi memerlukan bukti bahwa kartu hilang atau dicuri (nomor tanda terima laporan polisi), dan kedutaan Anda juga akan meminta laporan polisi untuk penggantian paspor. Satu kunjungan ke polisi mendukung kedua langkah berikutnya.

Tips:

• Bawa identitas apa pun yang masih Anda miliki (misalnya, paspor Anda jika hanya kartu yang hilang, atau kartu residen Anda jika hanya paspor yang hilang).
• Jika dicuri, katakan dengan jelas — pencurian dan kehilangan biasa dicatat secara berbeda.
• Mintalah dokumen tersebut secara tertulis dan simpan fotonya di ponsel Anda.

Langkah 2: Terbitkan ulang kartu residen di Imigrasi

Jika Anda adalah penduduk jangka menengah hingga panjang dan kartu residen Anda hilang, dicuri, atau rusak, Anda harus mengajukan penerbitan ulang di kantor Imigrasi regional yang mencakup alamat Anda.

Batas waktu yang penting

Ajukan dalam 14 hari sejak hari Anda mengetahui kartu itu hilang atau dicuri. Jika Anda berada di luar Jepang saat kartu itu hilang, 14 hari dihitung dari tanggal Anda berikutnya masuk kembali ke Jepang. Melewatkan batas waktu ini dapat dikenai sanksi, jadi anggaplah sebagai tanggal yang mutlak.

Apa yang harus dibawa

• Formulir permohonan penerbitan ulang kartu residen (tersedia di kantor dan di situs ISA).
• Satu foto, 4 cm x 3 cm, diambil dalam 3 bulan terakhir. (Aturan foto bisa berbeda untuk anak-anak — periksa panduan ISA terkini.)
• Dokumen yang membuktikan kehilangan atau pencurian — laporan polisi Anda, dengan nomor tanda terima.
• Paspor Anda dan/atau dokumen apa pun yang menunjukkan status izin tinggal Anda.

Biaya dan waktu

• Tidak ada biaya untuk menerbitkan ulang kartu residen yang hilang, dicuri, atau rusak.
• Kartu baru, sebagai aturan, diterbitkan pada hari yang sama di kantor.
• Kantor umumnya menerima permohonan pada hari kerja, 9
  –12
  dan 13
  –16
  (jam dapat bervariasi menurut kantor).

Untuk kantor terdekat dan bantuan bahasa, ISA mengoperasikan Pusat Informasi Imigrasi (Immigration Information Center, telepon 0570-013904) dengan dukungan multibahasa. Konfirmasi persyaratan sebelum Anda pergi.

Jika Anda kehilangan kartu saat berada di luar negeri

Anda tidak dapat mengajukan kartu residen baru dari luar Jepang. Dua hal yang membantu:

• Seorang wakil tepercaya di Jepang (keluarga, teman, atau pemberi kerja Anda) dapat mengajukan atas nama Anda untuk memperoleh surat keterangan kehilangan dari Imigrasi dan mengirimkannya kepada Anda.
• Untuk masuk kembali ke Jepang tanpa kartu fisik, Anda memerlukan izin masuk kembali (re-entry permit) yang masih berlaku atau memenuhi syarat untuk izin masuk kembali khusus (special re-entry permission) (umumnya jika Anda masuk kembali dalam satu tahun sejak keberangkatan, dan dalam masa status izin tinggal Anda). Izin masuk kembali tidak sama dengan izin mendarat — petugas tetap memeriksa Anda di bandara. Kemudian ajukan penerbitan ulang dalam 14 hari sejak masuk kembali.

Saran tautan internal: lihat /id/my-number-card-complete-guide-foreigners — masa berlaku My Number Card Anda terkait dengan masa izin tinggal Anda, jadi perubahan status izin tinggal dapat memengaruhinya juga.

Langkah 3: Ganti paspor yang hilang melalui kedutaan Anda

Hanya negara asal Anda yang dapat menerbitkan paspor Anda, jadi langkah ini dilakukan melalui kedutaan atau konsulat Anda di Jepang, bukan Imigrasi Jepang. Prosedur, biaya, dan jangka waktu sangat bervariasi menurut kewarganegaraan, jadi selalu periksa halaman kedutaan Anda sendiri terlebih dahulu.

Jalur yang umum terlihat seperti ini:

1. Dapatkan surat keterangan kehilangan dari polisi (Langkah 1 di atas).
2. Hubungi kedutaan atau konsulat Anda — telepon atau periksa situs mereka sebelum datang, dan buat janji temu jika diperlukan.
3. Ajukan secara langsung dengan dokumen yang mereka tentukan.
4. Pilih antara paspor penuh (lebih lambat) atau dokumen perjalanan darurat / sementara jika Anda memiliki perjalanan mendesak.

Dokumen yang umum diminta (konfirmasi dengan kedutaan Anda):

Item	Catatan
Surat keterangan kehilangan/pencurian dari polisi	Dari Langkah 1
Bukti kewarganegaraan	Mis. sertifikat kewarganegaraan, salinan paspor yang hilang
Identitas berfoto	SIM, KTP nasional, kartu residen
Foto paspor	Aturan ukuran dan latar belakang bervariasi — periksa dulu
Formulir permohonan	Sesuai negara; beberapa memerlukan formulir "paspor hilang" terpisah
Biaya	Bervariasi menurut negara / periksa sumber resmi

Contoh hanya untuk orientasi — warga negara AS: Kedutaan AS menyarankan melaporkan kehilangan ke polisi setempat, lalu mengajukan secara langsung dengan formulir DS-11 dan DS-64, foto latar belakang putih 2 inci x 2 inci, bukti kewarganegaraan dan identitas, serta biaya buku paspor (USD 165 saat penulisan); pemrosesan bisa memakan waktu hingga sekitar 8 minggu, dengan paspor darurat berlaku terbatas 1 tahun tersedia untuk perjalanan mendesak. Kewarganegaraan lain berbeda — gunakan petunjuk kedutaan Anda sendiri.

Jangan lupa: stempel izin mendarat setelah paspor baru

Jika Anda mengganti paspor saat berada di dalam Jepang, status izin tinggal Anda tersimpan dalam cap di paspor lama. Setelah menerima paspor baru, bawalah (beserta surat keterangan polisi Anda) ke Imigrasi dan minta mereka memindahkan/memverifikasi izin mendarat Anda agar paspor baru Anda mencerminkan izin tinggal sah Anda. Konfirmasi langkah persisnya dengan kantor ISA.

Kehilangan keduanya sekaligus? Inilah urutan gabungannya

1. Polisi → satu laporan kehilangan yang mencakup semuanya; dapatkan surat keterangan dan nomor tanda terima.
2. Imigrasi → terbitkan ulang kartu residen dalam 14 hari (gratis).
3. Kedutaan → ganti paspor.
4. Kembali ke Imigrasi jika perlu → verifikasi izin mendarat di paspor baru.

Jika Anda juga kehilangan kartu lain atau ponsel, lihat panduan keselamatan dan kehidupan sehari-hari umum kami setelah Anda mengamankan identitas Anda.

Beberapa hal yang sering disalahpahami

• "Nanti saja urus kartunya." Hitungan waktu kartu residen adalah 14 hari — jangan biarkan berlalu.
• "Imigrasi bisa mengganti paspor saya." Tidak. Paspor hanya berasal dari kedutaan negara Anda sendiri.
• "Penerbitan ulang itu berbiaya." Penerbitan ulang kartu residen yang hilang/dicuri/rusak adalah gratis. (Penggantian paspor tidak gratis.)
• "Saya tidak perlu laporan polisi." Anda perlu — itu adalah dokumen yang diminta baik oleh Imigrasi maupun kedutaan Anda.
• Bawa identitas setiap saat. Penduduk jangka menengah hingga panjang wajib membawa kartu residen mereka; selama menunggu, simpanlah surat keterangan polisi dan dokumen penerbitan ulang Anda.

FAQ

Berapa lama waktu saya untuk mengganti kartu residen yang hilang?

14 hari sejak hari Anda mengetahui kartu itu hilang atau dicuri. Jika Anda berada di luar negeri saat kartu itu hilang, 14 hari dimulai pada tanggal Anda masuk kembali ke Jepang.

Berapa biaya untuk menerbitkan ulang kartu residen?

Menerbitkan ulang kartu residen yang hilang, dicuri, atau rusak adalah gratis. Mengganti paspor dikenai biaya yang bervariasi menurut negara Anda — periksa kedutaan Anda.

Apakah saya benar-benar perlu laporan polisi terlebih dahulu?

Ya. Imigrasi memerlukan bukti kehilangan (nomor tanda terima laporan polisi) untuk menerbitkan ulang kartu Anda, dan kedutaan Anda biasanya memerlukan laporan polisi untuk penggantian paspor. Satu kunjungan ke polisi mencakup keduanya.

Saya kehilangan kartu residen saat bepergian di luar Jepang. Sekarang bagaimana?

Anda tidak dapat mengajukan dari luar negeri. Minta seorang wakil di Jepang memperoleh surat keterangan kehilangan untuk Anda, pastikan Anda dapat masuk kembali (izin masuk kembali yang berlaku atau izin masuk kembali khusus), dan ajukan penerbitan ulang dalam 14 hari sejak masuk kembali ke Jepang.

Bolehkah saya meninggalkan Jepang sambil menunggu kartu residen baru?

Tidak aman tanpa mengurus izin masuk kembali terlebih dahulu. Kartu residen dan status masuk kembali Anda saling terkait, dan Anda mungkin tidak dapat masuk kembali secara normal tanpa kartu atau izin yang tepat. Bicarakan dengan kantor Imigrasi Anda sebelum memesan perjalanan.

Kepada siapa saya menelepon untuk bantuan dalam bahasa Inggris?

Pusat Informasi Imigrasi ISA (0570-013904) menawarkan dukungan multibahasa untuk pertanyaan kartu residen. Untuk paspor, telepon kedutaan atau konsulat Anda sendiri.