Mất thẻ cư trú hoặc hộ chiếu ở Nhật? Hãy làm theo các bước này

Câu trả lời nhanh (30 giây): Hãy làm theo thứ tự này. (1) Đến đồn cảnh sát, trình báo mất giấy tờ và lấy giấy chứng nhận mất. (2) Nếu mất thẻ cư trú (在留カード, thẻ zairyu), hãy nộp đơn xin cấp lại tại Cục Xuất nhập cảnh khu vực trong vòng 14 ngày — việc này miễn phí. (3) Nếu mất hộ chiếu, hãy liên hệ đại sứ quán hoặc lãnh sự quán của nước bạn để xin cấp lại; giấy chứng nhận của cảnh sát chính là thứ liên kết hai việc này. Hãy làm bước cảnh sát trước, vì cả Cục Xuất nhập cảnh lẫn đại sứ quán đều sẽ yêu cầu tờ giấy đó.

Đây là hướng dẫn chung, không phải tư vấn pháp lý. Quy định, lệ phí và thời gian xử lý có thể thay đổi và khác nhau tùy quốc tịch cũng như từng văn phòng địa phương. Hãy luôn xác nhận với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (Immigration Services Agency), cảnh sát và đại sứ quán của bạn trước khi hành động.

Trước tiên, hãy hít thở — rồi làm ba việc này theo thứ tự

Mất giấy tờ tùy thân ở nước ngoài khiến bạn cảm thấy như gặp chuyện khẩn cấp. Tin tốt là: Nhật Bản có một quy trình rõ ràng, đã được áp dụng nhiều, và những vụ mất giấy tờ là chuyện thường ngày đối với cả cảnh sát lẫn Cục Xuất nhập cảnh. Bí quyết là làm các bước đúng thứ tự, vì mỗi bước tạo ra một loại giấy tờ mà bước tiếp theo cần đến.

1. Cảnh sát — trình báo mất, lấy giấy chứng nhận mất.
2. Cục Xuất nhập cảnh (Immigration Services Agency, ISA) — cấp lại thẻ cư trú.
3. Đại sứ quán hoặc lãnh sự quán của bạn — cấp lại hộ chiếu.

Thẻ cư trú và hộ chiếu do hai cơ quan hoàn toàn khác nhau cấp — Nhật Bản cấp thẻ cư trú cho bạn; chỉ có nước bạn mới cấp được hộ chiếu cho bạn. Vì vậy nếu mất cả hai, bạn sẽ phải làm cả hướng 2 và hướng 3. Dù thế nào cũng hãy bắt đầu từ cảnh sát.

Bước 1: Trình báo cảnh sát và lấy giấy chứng nhận mất

Hãy đến đồn cảnh sát hoặc chốt cảnh sát (交番, koban) gần nhất. Cho họ biết bạn đã mất gì, mất ở đâu và khi nào (đại khái), cùng thông tin cá nhân của bạn. Họ sẽ lập biên bản trình báo mất và cấp giấy chứng nhận mất/bị trộm — trong tiếng Nhật gọi là ishitsu todoke juri shomeisho (giấy chứng nhận tiếp nhận trình báo mất). Đối với thẻ cư trú, điều quan trọng nhất là số biên nhận trình báo.

Vì sao việc này phải làm trước: Cục Xuất nhập cảnh yêu cầu bằng chứng rằng thẻ đã bị mất hoặc bị trộm (một số biên nhận trình báo cảnh sát), và đại sứ quán của bạn cũng sẽ cần biên bản cảnh sát để cấp lại hộ chiếu. Một lần đến cảnh sát phục vụ cho cả hai bước về sau.

Mẹo nhỏ:

• Mang theo bất kỳ giấy tờ tùy thân nào bạn còn giữ (ví dụ: hộ chiếu nếu chỉ mất thẻ, hoặc thẻ cư trú nếu chỉ mất hộ chiếu).
• Nếu bị trộm, hãy nói rõ điều đó — trộm cắp và mất đơn thuần được ghi nhận khác nhau.
• Hãy yêu cầu cấp giấy tờ bằng văn bản và lưu một bức ảnh chụp giấy đó trên điện thoại.

Bước 2: Cấp lại thẻ cư trú tại Cục Xuất nhập cảnh

Nếu bạn là cư dân trung và dài hạn và thẻ cư trú bị mất, bị trộm hoặc bị hủy hoại, bạn phải nộp đơn xin cấp lại tại Cục Xuất nhập cảnh khu vực phụ trách địa chỉ của bạn.

Thời hạn quan trọng

Hãy nộp đơn trong vòng 14 ngày kể từ ngày bạn biết thẻ bị mất hoặc bị trộm. Nếu bạn đang ở ngoài Nhật Bản khi thẻ thất lạc, 14 ngày được tính từ ngày bạn nhập cảnh lại Nhật Bản lần kế tiếp. Bỏ lỡ thời hạn này có thể bị xử phạt, vì vậy hãy coi đó là một mốc thời gian bắt buộc.

Cần mang theo những gì

• Mẫu đơn xin cấp lại thẻ cư trú (có tại văn phòng và trên trang web của ISA).
• Một tấm ảnh, 4 cm x 3 cm, chụp trong vòng 3 tháng gần đây. (Quy định về ảnh có thể khác đối với trẻ em — hãy kiểm tra hướng dẫn hiện hành của ISA.)
• Giấy tờ chứng minh việc mất hoặc bị trộm — biên bản cảnh sát của bạn, kèm số biên nhận.
• Hộ chiếu của bạn và/hoặc bất kỳ giấy tờ nào thể hiện tư cách lưu trú của bạn.

Chi phí và thời gian

• Không mất phí để cấp lại thẻ cư trú bị mất, bị trộm hoặc bị hủy hoại.
• Thẻ mới, theo quy định, được cấp ngay trong ngày tại văn phòng.
• Các văn phòng thường tiếp nhận đơn vào các ngày trong tuần, 9
  –12
  và 13
  –16
  (giờ giấc có thể khác nhau tùy văn phòng).

Để tìm văn phòng gần nhất và được hỗ trợ ngôn ngữ, ISA có vận hành một Trung tâm Thông tin Xuất nhập cảnh (điện thoại 0570-013904) với hỗ trợ đa ngôn ngữ. Hãy xác nhận các yêu cầu trước khi đi.

Nếu bạn mất thẻ khi đang ở nước ngoài

Bạn không thể nộp đơn xin thẻ cư trú mới từ ngoài Nhật Bản. Có hai điều giúp ích:

• Một người được ủy quyền đáng tin cậy ở Nhật (người thân, bạn bè, hoặc chủ lao động của bạn) có thể nộp đơn thay bạn để xin giấy chứng nhận mất từ Cục Xuất nhập cảnh và gửi cho bạn.
• Để nhập cảnh lại Nhật Bản mà không có thẻ vật lý, bạn cần một giấy phép tái nhập cảnh còn hiệu lực hoặc đủ điều kiện cho giấy phép tái nhập cảnh đặc biệt (thông thường là nếu bạn nhập cảnh lại trong vòng một năm kể từ ngày rời đi, và trong thời hạn tư cách lưu trú của bạn). Giấy phép tái nhập cảnh không giống với giấy phép nhập cảnh — nhân viên kiểm tra vẫn xét duyệt bạn tại sân bay. Sau đó hãy nộp đơn xin cấp lại trong vòng 14 ngày kể từ khi nhập cảnh lại.

Gợi ý liên kết nội bộ: xem /vi/my-number-card-complete-guide-foreigners — thời hạn hiệu lực của Thẻ My Number gắn với thời gian lưu trú của bạn, nên việc thay đổi tư cách lưu trú cũng có thể ảnh hưởng đến nó.

Bước 3: Cấp lại hộ chiếu bị mất thông qua đại sứ quán của bạn

Chỉ có nước bạn mới cấp được hộ chiếu cho bạn, nên bước này phải thực hiện qua đại sứ quán hoặc lãnh sự quán của bạn tại Nhật, chứ không phải Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản. Thủ tục, lệ phí và thời gian xử lý khác nhau rất nhiều tùy quốc tịch, vì vậy hãy luôn kiểm tra trang web của đại sứ quán nước bạn trước.

Một quy trình điển hình trông như sau:

1. Lấy giấy chứng nhận mất của cảnh sát (Bước 1 ở trên).
2. Liên hệ đại sứ quán hoặc lãnh sự quán của bạn — gọi điện hoặc kiểm tra trang web trước khi đi, và đặt lịch hẹn nếu cần.
3. Nộp đơn trực tiếp với các giấy tờ họ yêu cầu.
4. Lựa chọn giữa một hộ chiếu đầy đủ (lâu hơn) hoặc một giấy tờ đi lại khẩn cấp / tạm thời nếu bạn có chuyến đi gấp.

Các giấy tờ thường được yêu cầu (hãy xác nhận với đại sứ quán của bạn):

Hạng mục	Ghi chú
Giấy chứng nhận mất/bị trộm của cảnh sát	Từ Bước 1
Bằng chứng về quốc tịch	Ví dụ: giấy chứng nhận quốc tịch, bản sao hộ chiếu đã mất
Giấy tờ tùy thân có ảnh	Bằng lái xe, chứng minh thư quốc gia, thẻ cư trú
Ảnh hộ chiếu	Quy định về kích thước và nền ảnh khác nhau — hãy kiểm tra trước
Mẫu đơn	Tùy từng quốc gia; một số yêu cầu mẫu đơn "mất hộ chiếu" riêng
Lệ phí	Khác nhau tùy quốc gia / hãy kiểm tra nguồn chính thức

Ví dụ chỉ để tham khảo — công dân Mỹ: Đại sứ quán Mỹ khuyến nghị trình báo việc mất với cảnh sát địa phương, sau đó nộp đơn trực tiếp với các mẫu DS-11 và DS-64, một tấm ảnh 2 inch x 2 inch nền trắng, bằng chứng về quốc tịch và giấy tờ tùy thân, cùng lệ phí hộ chiếu dạng sổ (165 USD tại thời điểm viết bài); việc xử lý có thể mất tới khoảng 8 tuần, và có hộ chiếu khẩn cấp với thời hạn giới hạn 1 năm dành cho chuyến đi gấp. Các quốc tịch khác sẽ khác — hãy dùng hướng dẫn của đại sứ quán nước bạn.

Đừng quên: dấu cho phép nhập cảnh sau khi có hộ chiếu mới

Nếu bạn cấp lại hộ chiếu khi đang ở trong Nhật Bản, tư cách lưu trú của bạn vốn nằm trong các con dấu của hộ chiếu cũ. Sau khi nhận được hộ chiếu mới, hãy mang nó (cùng giấy chứng nhận của cảnh sát) đến Cục Xuất nhập cảnh và đề nghị họ chuyển/xác nhận giấy phép nhập cảnh của bạn để hộ chiếu mới phản ánh việc lưu trú hợp pháp của bạn. Hãy xác nhận bước chính xác với văn phòng ISA.

Mất cả hai cùng lúc? Đây là thứ tự gộp chung

1. Cảnh sát → một biên bản trình báo mất bao gồm mọi thứ; lấy giấy chứng nhận và số biên nhận.
2. Cục Xuất nhập cảnh → cấp lại thẻ cư trú trong vòng 14 ngày (miễn phí).
3. Đại sứ quán → cấp lại hộ chiếu.
4. Quay lại Cục Xuất nhập cảnh nếu cần → xác nhận giấy phép nhập cảnh trong hộ chiếu mới.

Nếu bạn cũng mất thẻ ngân hàng hoặc điện thoại, hãy xem các hướng dẫn chung về an toàn và sinh hoạt hằng ngày của chúng tôi sau khi đã bảo đảm xong giấy tờ tùy thân.

Một vài điều mọi người hay nhầm

• "Để sau rồi lo thẻ cũng được." Đồng hồ đếm ngược của thẻ cư trú là 14 ngày — đừng để trôi qua.
• "Cục Xuất nhập cảnh có thể cấp lại hộ chiếu cho tôi." Không. Hộ chiếu chỉ đến từ đại sứ quán của nước bạn.
• "Cấp lại thì mất tiền." Việc cấp lại thẻ cư trú bị mất/bị trộm/bị hủy hoại là miễn phí. (Cấp lại hộ chiếu thì không.)
• "Tôi không cần biên bản cảnh sát." Có chứ — đó là giấy tờ mà cả Cục Xuất nhập cảnh lẫn đại sứ quán đều yêu cầu.
• Luôn mang theo giấy tờ tùy thân. Cư dân trung và dài hạn buộc phải mang theo thẻ cư trú; trong thời gian chờ đợi, hãy giữ giấy chứng nhận của cảnh sát và mọi giấy tờ xin cấp lại bên mình.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có bao nhiêu thời gian để cấp lại thẻ cư trú bị mất?

14 ngày kể từ ngày bạn biết thẻ bị mất hoặc bị trộm. Nếu bạn đang ở nước ngoài khi thẻ thất lạc, 14 ngày bắt đầu tính từ ngày bạn nhập cảnh lại Nhật Bản.

Cấp lại thẻ cư trú tốn bao nhiêu tiền?

Cấp lại thẻ cư trú bị mất, bị trộm hoặc bị hủy hoại là miễn phí. Cấp lại hộ chiếu có lệ phí khác nhau tùy theo quốc gia của bạn — hãy kiểm tra với đại sứ quán.

Tôi có thực sự cần trình báo cảnh sát trước không?

Có. Cục Xuất nhập cảnh cần bằng chứng về việc mất (một số biên nhận trình báo cảnh sát) để cấp lại thẻ cho bạn, và đại sứ quán của bạn thường yêu cầu biên bản cảnh sát để cấp lại hộ chiếu. Một lần đến cảnh sát đáp ứng cho cả hai.

Tôi mất thẻ cư trú khi đang đi du lịch ngoài Nhật Bản. Giờ phải làm sao?

Bạn không thể nộp đơn từ nước ngoài. Hãy nhờ một người được ủy quyền ở Nhật xin giấy chứng nhận mất giúp bạn, bảo đảm rằng bạn có thể nhập cảnh lại (giấy phép tái nhập cảnh còn hiệu lực hoặc giấy phép tái nhập cảnh đặc biệt), và nộp đơn xin cấp lại trong vòng 14 ngày kể từ khi nhập cảnh lại Nhật Bản.

Tôi có thể rời Nhật trong khi chờ thẻ cư trú mới không?

Không an toàn nếu chưa giải quyết xong việc tái nhập cảnh trước. Thẻ cư trú và tư cách tái nhập cảnh của bạn gắn liền với nhau, và bạn có thể không nhập cảnh lại được bình thường nếu không có thẻ hoặc giấy phép phù hợp. Hãy trao đổi với văn phòng Cục Xuất nhập cảnh trước khi đặt vé.

Tôi gọi cho ai để được giúp đỡ bằng tiếng Anh?

Trung tâm Thông tin Xuất nhập cảnh của ISA (0570-013904) cung cấp hỗ trợ đa ngôn ngữ cho các thắc mắc về thẻ cư trú. Đối với hộ chiếu, hãy gọi cho đại sứ quán hoặc lãnh sự quán của chính nước bạn.