[Hướng dẫn đầy đủ 2026] Giấy báo chuyển đến & Thẻ My Number cho người nước ngoài tại Nhật Bản

[Hướng dẫn đầy đủ 2026] Giấy báo chuyển đến & Thẻ My Number cho người nước ngoài tại Nhật Bản

Bạn đã đến Nhật Bản hoặc chuyển đến căn hộ mới, nhưng cứ trì hoãn thủ tục tại tòa thị chính vì thấy quá phức tạp?

Sự thật là, nếu bạn không nộp Giấy báo chuyển đến (Tennyu Todoke) trong vòng 14 ngày sau khi chuyển đến địa chỉ mới, bạn có thể bị phạt lên đến 200.000 yên, hoặc trong trường hợp xấu nhất, bị hủy visa.

Dựa trên thông tin chính thức mới nhất năm 2026, bài viết này cung cấp hướng dẫn từng bước để người nước ngoài đăng ký địa chỉ và nhận Thẻ My Number thành công.

Chúng tôi đề cập đến mọi thứ từ "Phải làm gì khi đã quá hạn" và "Bẫy thẻ hết hạn khi gia hạn Thẻ ngoại kiều" cho đến "Các cụm từ tiếng Nhật hữu ích tại quầy tòa thị chính." Bằng cách làm theo hướng dẫn này, bạn có thể bắt đầu cuộc sống tại Nhật Bản suôn sẻ mà không gặp rắc rối pháp lý.

Giới thiệu: Tại sao "Quy tắc 14 ngày" lại quan trọng đến vậy?

Theo luật Nhật Bản (Luật Đăng ký cư trú cơ bản và Luật Kiểm soát nhập cư), bạn bắt buộc phải nộp Giấy báo chuyển đến cho cơ quan hành chính địa phương trong vòng 14 ngày sau khi có địa chỉ mới.

Quy tắc 14 ngày và các hình phạt pháp lý

Nếu bạn bỏ lỡ thời hạn này mà không có lý do chính đáng, bạn có thể bị phạt lên đến 50.000 yên (hoặc lên đến 200.000 yên trong trường hợp nghiêm trọng).

Điều đáng sợ hơn nữa là để địa chỉ không được đăng ký quá 90 ngày. Trong trường hợp này, bạn có nguy cơ bị Bộ trưởng Tư pháp thu hồi visa (tư cách lưu trú), dẫn đến bị trục xuất.

Phải làm gì khi đã quá hạn

Không cần hoảng sợ. Nếu bạn vô tình quá hạn 14 ngày, bạn có thể khắc phục bằng cách nộp "Bản giải trình lý do trễ hạn" (Chien Riyusho) tại quầy tòa thị chính.

Trong tài liệu này, hãy viết trung thực lý do chậm trễ, chẳng hạn như "Tôi đang chờ các giấy tờ cần thiết từ nước mình gửi đến" hoặc "Tôi phải nhập viện vì bệnh." Điều quan trọng nhất là đến quầy càng sớm càng tốt và xử lý tình huống một cách chân thành.

[Theo tình huống] Các bước đúng để đăng ký cư trú

Các giấy tờ cần thiết cho Giấy báo chuyển đến tùy thuộc vào tình huống hiện tại của bạn.

Người mới đến (Chuyển đến Nhật Bản từ nước ngoài)

Nếu đây là lần đầu tiên bạn sống tại Nhật Bản, hãy mang các giấy tờ sau đến tòa thị chính nơi địa chỉ mới:

• Hộ chiếu (có dấu nhập cảnh)
• Thẻ ngoại kiều (nếu đã nhận tại sân bay)

Nếu bạn đã sử dụng cổng tự động tại sân bay và không có dấu nhập cảnh trong hộ chiếu, bạn phải mang theo giấy tờ chứng minh ngày nhập cảnh Nhật Bản, chẳng hạn như cuống vé máy bay.

Khi chuyển nhà trong Nhật Bản

Nếu bạn chuyển đến một thành phố/quận khác trong Nhật Bản, bạn phải hoàn thành thủ tục tại tòa thị chính "địa chỉ cũ" trước.

• Tòa thị chính cũ: Nộp Giấy báo chuyển đi (Tenshutsu Todoke) và nhận "Giấy chứng nhận chuyển đi."
• Tòa thị chính mới: Nộp Giấy báo chuyển đến trong vòng 14 ngày, mang theo "Giấy chứng nhận chuyển đi" và "Thẻ ngoại kiều."

Nếu bạn đã có Thẻ My Number, "Dịch vụ chuyển nhà một cửa" qua ứng dụng MynaPortal rất tiện lợi. Bạn có thể nộp giấy báo chuyển đi trực tuyến từ điện thoại thông minh, không cần đến tòa thị chính cũ.

Khi chuyển nhà cùng gia đình

Nếu gia đình người nước ngoài đăng ký cùng nhau, bạn phải chứng minh ai là chủ hộ và mối quan hệ với các thành viên khác (ví dụ: vợ/chồng, con).

Bạn phải chuẩn bị bản gốc Giấy đăng ký kết hôn hoặc Giấy khai sinh do chính phủ nước bạn cấp, kèm theo bản dịch tiếng Nhật (có chữ ký của người dịch).

Hướng dẫn làm "Thẻ My Number" cho người nước ngoài

Sau khi hoàn thành Giấy báo chuyển đến, bạn sẽ được cấp "My Number" (Số cá nhân).

Tại sao bạn cần Thẻ My Number?

Vào tháng 12 năm 2024, việc phát hành thẻ bảo hiểm y tế truyền thống đã bị bãi bỏ. Hiện tại, "Thẻ bảo hiểm y tế Myna" (sử dụng Thẻ My Number làm thẻ bảo hiểm y tế) là tiêu chuẩn. Việc làm Thẻ My Number hiện nay gần như là bắt buộc để đi khám bệnh.

4 cách đăng ký

Khoảng 2 đến 3 tuần sau khi nộp Giấy báo chuyển đến, "Thông báo số cá nhân" và mẫu đơn đăng ký sẽ được gửi đến nhà bạn qua đường bưu điện. Đây là 4 cách đăng ký:

1. Đăng ký bằng điện thoại thông minh (Khuyến nghị): Chỉ cần quét mã QR trên mẫu đơn, chụp ảnh selfie bằng điện thoại và gửi đi. Đây là phương pháp nhanh và dễ nhất.
2. Đăng ký qua bưu điện: Tải mẫu đơn tiếng Anh, đính kèm ảnh và gửi qua đường bưu điện.
3. Đăng ký qua PC: Tải lên ảnh chụp bằng máy ảnh kỹ thuật số và đăng ký trực tuyến.
4. Đăng ký qua máy chụp ảnh thẻ: Bạn có thể đăng ký trực tiếp từ các máy chụp ảnh thẻ tương thích có sẵn khắp nơi.

Nhận thẻ và cài đặt mã PIN

Khoảng 1 tháng sau khi đăng ký, "Thông báo phát hành" (bưu thiếp) sẽ đến từ tòa thị chính. Mang theo thông báo này và Thẻ ngoại kiều đến tòa thị chính để nhận thẻ.

Khi nhận thẻ, bạn cần cài đặt mã PIN tại quầy: số 4 chữ số và mật khẩu chữ và số từ 6 đến 16 ký tự. Bạn sẽ sử dụng các mã số này thường xuyên, chẳng hạn khi in tài liệu tại cửa hàng tiện lợi, vì vậy hãy chắc chắn ghi lại và đừng bao giờ quên.

Khi Thẻ My Number và Giấy chứng nhận cư trú (Juminhyo) đã sẵn sàng, bước tiếp theo là đảm bảo "Số điện thoại" và "Thẻ tín dụng," hai thứ thiết yếu cho cuộc sống tại Nhật Bản. Số điện thoại Nhật Bản cũng là yêu cầu bắt buộc khi mở tài khoản ngân hàng Nhật. Chúng tôi đặc biệt khuyến nghị các dịch vụ thân thiện với người nước ngoài sau đây, với tỷ lệ phê duyệt cao và hỗ trợ đa ngôn ngữ!

User Review★★★★★5/5

Tôi cần số điện thoại ngay sau khi đến để mở tài khoản ngân hàng. GTN Mobile cho phép tôi đăng ký ngay lập tức chỉ với Thẻ ngoại kiều và hộ chiếu. Thật là cứu cánh!

[Cảnh báo] Những bẫy My Number phổ biến mà người nước ngoài hay mắc phải

Có ba điểm quan trọng mà mọi người nước ngoài phải biết khi sở hữu Thẻ My Number.

Bẫy "Thẻ hết hạn" khi gia hạn visa

Theo nguyên tắc chung, ngày hết hạn của Thẻ My Number của người nước ngoài trùng với ngày hết hạn của Thẻ ngoại kiều.

Ngay cả khi bạn gia hạn visa (thời gian lưu trú) tại Cục Quản lý Nhập cư, ngày hết hạn trên Thẻ My Number KHÔNG được cập nhật tự động! Khi nhận Thẻ ngoại kiều mới, bạn phải đến tòa thị chính để hoàn thành thủ tục gia hạn hiệu lực trước khi Thẻ My Number hết hạn.

Nếu thẻ sắp hết hạn trong khi bạn đang chờ kết quả gia hạn visa, bạn phải đến tòa thị chính trước để đăng ký "Gia hạn thời gian đặc biệt (tối đa 2 tháng)." Nếu bạn trễ hạn dù chỉ một ngày, thẻ sẽ hết hạn và bạn phải trả phí cấp lại 1.000 yên và chờ đợi một tháng.

Quên thủ tục "Sử dụng liên tục" khi chuyển nhà

Khi bạn chuyển đến thành phố/quận khác, chỉ nộp Giấy báo chuyển đến là chưa đủ.

Cùng lúc nộp giấy báo, bạn phải hoàn thành thủ tục sử dụng liên tục cho Thẻ My Number tại quầy để cập nhật dữ liệu địa chỉ trên chip IC. Nếu bạn không làm điều này trong vòng 14 ngày sau khi chuyển đến (hoặc trong vòng 30 ngày kể từ ngày chuyển đi dự kiến), thẻ sẽ lập tức mất hiệu lực.

Đăng ký tên Katakana (Bí danh)

Khi mở tài khoản ngân hàng Nhật Bản, bạn thường được yêu cầu nhập tên bằng "Katakana." Tuy nhiên, vì Thẻ My Number mặc định sử dụng chữ cái Latin, nhiều người nước ngoài gặp rắc rối khi ngân hàng từ chối vì "không thể xác minh danh tính."

Mẹo để tránh điều này là đăng ký bí danh Katakana trong "Cột ghi chú" (Biko-ran) của Giấy chứng nhận cư trú. Khi nộp Giấy báo chuyển đến, hãy nói với nhân viên:

「銀行口座を作るために、住民票の備考欄にカタカナの通称名を登録したいです。」 (Tôi muốn đăng ký bí danh Katakana trong cột ghi chú của giấy chứng nhận cư trú để mở tài khoản ngân hàng.)

Điều này sẽ giúp các thủ tục ngân hàng của bạn suôn sẻ hơn rất nhiều.

Nếu bạn muốn biết các bước chi tiết để mở tài khoản ngân hàng và mẹo để không bị từ chối, hãy xem hướng dẫn đầy đủ bên dưới.

🔗 Liên kết nội bộ: [Hướng dẫn đầy đủ 2026] Cách mở tài khoản ngân hàng tại Nhật cho người nước ngoài: Vượt qua "Quy tắc 6 tháng"

"Thẻ lưu trú đặc định" mới bắt đầu từ tháng 6 năm 2026 là gì?

Từ ngày 14 tháng 6 năm 2026, hệ thống cho cư dân nước ngoài tại Nhật sẽ có thay đổi lớn với việc giới thiệu "Thẻ lưu trú đặc định" (Tokutei Zairyu Card).

Lợi ích của việc tích hợp

Thẻ lưu trú đặc định kết hợp Thẻ ngoại kiều và Thẻ My Number thành một thẻ duy nhất.

Cho đến nay, mỗi lần gia hạn visa, bạn phải đến cả "Cục Nhập cư" và "Tòa thị chính." Với Thẻ lưu trú đặc định, việc gia hạn visa tại Cục Nhập cư sẽ tự động cập nhật thông tin My Number, loại bỏ việc phải đi hai nơi.

Những điểm cần lưu ý và rủi ro

Mặc dù rất tiện lợi, việc lấy thẻ tích hợp này là tùy chọn (tự nguyện).

Một rủi ro lớn cần lưu ý là vì các chức năng quan trọng tập trung vào một thẻ duy nhất, quy trình cấp lại khi mất sẽ rất phức tạp. Bạn cần tạm ngưng thẻ qua tổng đài, khai báo với cảnh sát, và nộp đơn cấp lại tại Cục Nhập cư — nghĩa là sẽ mất nhiều thời gian và công sức để khôi phục hoàn toàn.

Tóm tắt và Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Cuối cùng, hãy trả lời một số câu hỏi phổ biến về Giấy báo chuyển đến và hệ thống My Number.

Q: Tôi nên làm gì với Thẻ My Number khi về nước?

Nếu bạn rời Nhật Bản vĩnh viễn, bạn phải đến tòa thị chính trước khi khởi hành để trả lại Thẻ My Number (hoặc làm thủ tục chuyển ra nước ngoài).

Q: Tôi có thể nhận My Number khi lưu trú ngắn hạn như visa du lịch không?

Không. Những người có "Lưu trú ngắn hạn" (3 tháng trở xuống), chẳng hạn visa du lịch, không đủ điều kiện đăng ký cư trú và do đó sẽ không được cấp My Number.

Q: Ai được phép dịch giấy tờ của gia đình tôi?

Không nhất thiết phải là dịch giả chuyên nghiệp. Bất kỳ ai hiểu tiếng Nhật và ngôn ngữ mẹ đẻ của bạn (kể cả bản thân bạn hoặc bạn bè) đều có thể dịch. Tuy nhiên, bạn phải ghi "Tên và thông tin liên hệ của người dịch" ở cuối bản dịch.

Đối với những ai sắp bắt đầu tìm nhà tại Nhật Bản, sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp hỗ trợ mạnh mẽ cho người nước ngoài là con đường nhanh nhất.

Ngoài ra, chúng tôi giải thích chi tiết "7 Bước" để thuê căn hộ tại Nhật Bản với chi phí ban đầu thấp trong lộ trình bên dưới.

🔗 Liên kết nội bộ: [Phiên bản 2026] Lộ trình hoàn chỉnh để thuê căn hộ tại Nhật Bản: 7 bước từ tìm kiếm đến chuyển vào

Kết luận

Các thủ tục hành chính tại Nhật Bản có vẻ phức tạp, nhưng miễn là bạn nộp Giấy báo chuyển đến trong vòng 14 ngày sau khi chuyển đến địa chỉ mới và quản lý ngày hết hạn của Thẻ My Number, bạn không có gì phải lo lắng.

Khi đăng ký cư trú và cài đặt Thẻ My Number hoàn tất an toàn, hãy tiến hành chuẩn bị để cuộc sống tại Nhật trở nên thoải mái hơn!

Chúng tôi đặc biệt khuyến nghị đăng ký số điện thoại Nhật (thẻ SIM) và Internet tại nhà — những thứ thiết yếu để bắt đầu cuộc sống — cùng thời điểm này.