Hướng dẫn về Hanko & Inkan cho người nước ngoài ở Nhật: Jitsuin, Ginko-in & Mitomein

Trả lời nhanh (30 giây): Hanko (判子) — còn gọi là inkan (印鑑) — là một con dấu khắc tên nhỏ được dùng ở Nhật ở những nơi mà các nước khác dùng chữ ký. Bạn không cần một con dấu đắt tiền để sống ở đây: hầu hết các tình huống hằng ngày đều chấp nhận một con dấu thường ngày chưa đăng ký (mitomein, 認印) hoặc, ngày càng nhiều, một chữ ký. Bạn chỉ thực sự cần một con dấu đã đăng ký (jitsuin, 実印) cho những hợp đồng lớn (mua nhà hoặc xe, một số giấy tờ liên quan đến visa), còn một con dấu ngân hàng (ginko-in, 銀行印) là tùy chọn ở hầu hết các ngân hàng thân thiện với người nước ngoài vốn nay đã cho phép mở tài khoản bằng chữ ký. Nếu bạn có đặt khắc con dấu, bạn có thể làm một con dấu khắc tên bằng katakana, romaji hoặc kanji.

ℹ️ Việc giấy tờ nào chấp nhận con dấu hay chữ ký đang thay đổi nhanh khi Nhật số hóa (chính phủ đã và đang bỏ nhiều yêu cầu về hanko). Khi không chắc, hãy hỏi đúng văn phòng hoặc ngân hàng cụ thể — cách làm khác nhau theo từng quận và từng tổ chức.

Hanko / inkan là gì?

Hanko là một con dấu khắc tên của bạn. Bạn ấn nó lên một miếng mực đỏ nhỏ (shuniku, 朱肉) rồi đóng lên giấy tờ để thể hiện sự đồng ý của mình — tương đương với việc ký tên. "Hanko" chỉ con dấu vật lý; "inkan" về mặt kỹ thuật chỉ dấu in mà nó để lại, nhưng trong lời nói hằng ngày hai từ này được dùng thay thế cho nhau.

Có ba loại theo chức năng, và điểm khác biệt không nằm ở bản thân con dấu mà ở cách nó được đăng ký và sử dụng:

• Mitomein (認印) — con dấu thường ngày, chưa đăng ký. Dùng cho bưu kiện, biểu mẫu nội bộ công ty, xác nhận đã nhận. Rẻ và dễ thay thế.
• Ginko-in (銀行印) — con dấu bạn đăng ký với ngân hàng khi mở tài khoản theo cách truyền thống. Một con dấu, cất giữ cẩn thận, dùng để cho phép các giao dịch ngân hàng.
• Jitsuin (実印) — con dấu bạn đăng ký chính thức tại văn phòng thành phố/quận của bạn (xem inkan toroku bên dưới). Nó có giá trị pháp lý cho các hợp đồng quan trọng.

Về lý thuyết, cùng một con dấu vật lý có thể là bất kỳ loại nào trong ba loại; loại được xác định bởi nơi bạn đã đăng ký nó. Trên thực tế, mọi người giữ chúng tách riêng để đảm bảo an toàn.