Thẻ My Number: Hướng dẫn đầy đủ cho người nước ngoài

Trả lời nhanh (30 giây): Thẻ My Number (mai-na card) là thẻ thông minh có ảnh dùng làm giấy tờ tùy thân chính thức của Nhật Bản, và người nước ngoài cư trú cũng có thể làm thẻ này. Thẻ hoạt động như giấy tờ tùy thân có ảnh do nhà nước cấp, cho phép bạn khai thuế trực tuyến, in giấy tờ chính thức tại cửa hàng tiện lợi, và kiêm luôn thẻ bảo hiểm y tế. Quy tắc duy nhất cần nhớ: với hầu hết người nước ngoài cư trú, thẻ hết hạn vào đúng ngày thẻ lưu trú của bạn hết hạn — và thẻ không tự động gia hạn.

Đây là hướng dẫn chung, không phải tư vấn pháp lý, thuế hay y tế. Quy định và phí thay đổi và khác nhau tùy địa phương cũng như tình trạng visa. Hãy luôn xác nhận với văn phòng thành phố của bạn hoặc các nguồn chính thức được liên kết bên dưới trước khi hành động.

My Number và Thẻ My Number

Điều này khiến gần như ai cũng nhầm lẫn, nên hãy nói cho thật chính xác. Đây là hai thứ khác nhau:

• My Number (số cá nhân gồm 12 chữ số) được cấp tự động cho mọi người có tên trong sổ đăng ký cư dân Nhật Bản, bao gồm cả người nước ngoài cư trú trung và dài hạn. Bạn không thể chọn hay thay đổi nó. Số này được dùng cho hồ sơ về thuế, an sinh xã hội và ứng phó thảm họa.
• Thẻ My Number là thẻ IC bằng nhựa tùy chọn mà bạn đăng ký để làm. Thẻ mang ảnh, họ tên, địa chỉ, ngày sinh và số đó của bạn, cùng với các chứng thư điện tử trên chip để mở khóa các dịch vụ trực tuyến.

Bạn đã có một số My Number ngay cả khi không bao giờ làm thẻ. Tấm thẻ chỉ đơn giản biến con số đó thành một giấy tờ tùy thân có ảnh sử dụng được và một chìa khóa số.

Thẻ có hai mặt:

• Mặt trước là giấy tờ tùy thân có ảnh — họ tên, địa chỉ, ngày sinh, giới tính và ảnh của bạn. Bạn có thể xuất trình giống như bằng lái xe.
• Mặt sau hiển thị số 12 chữ số và chứa chip IC.

Thẻ được thiết kế để chống làm giả, và chip được bảo vệ bằng mã PIN. Thẻ chỉ chứa thông tin được in trên thẻ — không chứa lịch sử thuế hay lương hưu của bạn — nên việc mất thẻ không làm lộ toàn bộ hồ sơ của bạn.

Ai được làm thẻ (và ai thì không)

Người nước ngoài đã đăng ký cư trú tại Nhật có thể đăng ký. Trên thực tế, điều đó nghĩa là những người cư trú trung và dài hạn nằm trong Sổ đăng ký cư dân cơ bản, thường bao gồm bất kỳ ai lưu trú lâu hơn ba tháng.

Người có những tư cách lưu trú sau đây không đủ điều kiện:

• Lưu trú ngắn hạn (khách du lịch và khách thăm ngắn hạn)
• Ngoại giao
• Công vụ

Nếu bạn có tư cách lưu trú để đi làm, đi học, là vợ/chồng, người phụ thuộc, vĩnh trú hoặc tương tự, bạn có thể đăng ký.

Thẻ My Number cho phép bạn làm gì

Đây là lúc tấm thẻ chứng minh vì sao nó xứng đáng nằm trong ví của bạn:

Công dụng	Ý nghĩa với bạn
Giấy tờ tùy thân có ảnh	Xuất trình thay cho hộ chiếu hay bằng lái khi cần xác minh danh tính.
Bằng chứng My Number	Nhà tuyển dụng, ngân hàng và một số cơ quan yêu cầu số của bạn — thẻ chứng minh đồng thời cả số lẫn danh tính.
Giấy tờ tại cửa hàng tiện lợi	In tài liệu chính thức tại conbini, kể cả khi tòa thị chính đã đóng cửa.
Khai thuế trực tuyến	Nộp tờ khai thuế qua e-Tax và đăng ký quyên góp thuế quê hương trực tuyến.
Cổng thông tin chính phủ	Đăng nhập Mynaportal để thực hiện thủ tục và xem dữ liệu thuế cùng phúc lợi của bạn.
Thẻ bảo hiểm y tế	Đăng ký thẻ để dùng tại phòng khám và nhà thuốc thay cho thẻ giấy.

Với người nước ngoài cư trú, thẻ không thay thế thẻ lưu trú của bạn — hãy mang theo cả hai.

In giấy tờ tại cửa hàng tiện lợi

Với thẻ và mã PIN của bạn, các máy copy đa năng tại các chuỗi lớn — Seven-Eleven, Lawson, FamilyMart và những nơi khác — in các giấy tờ chính thức như giấy chứng nhận cư trú (juminhyo), giấy chứng nhận đăng ký con dấu và giấy chứng nhận thuế. Thường thì nó rẻ hơn một chút và tiện lợi hơn nhiều so với việc đến tòa thị chính, và dịch vụ chạy trong nhiều giờ (thường từ sáng sớm đến tối khuya). Giờ giấc chính xác và phí mỗi bản được mỗi địa phương quy định — ví dụ, thành phố Tsukuba thu khoảng 150 yên và chạy dịch vụ từ 6

đến 23. Giấy tờ về sổ hộ tịch chỉ dành cho công dân Nhật.

Mẹo: Thẻ chọn tùy chọn nhận diện khuôn mặt không đi kèm mã PIN, và một số dịch vụ được bảo vệ bằng PIN — bao gồm in tại cửa hàng tiện lợi và cổng thông tin chính phủ — cần có mã PIN. Hãy chọn thiết lập PIN tiêu chuẩn nếu bạn muốn dùng đầy đủ các tính năng trực tuyến.

Để biết vì sao giấy chứng nhận con dấu lại quan trọng, xem hướng dẫn về hanko và đăng ký con dấu của chúng tôi. Để biết cách hồ sơ cư dân Nhật hoạt động ra sao, xem koseki và juminhyo dành cho người nước ngoài.

Khai thuế và sử dụng cổng thông tin chính phủ

Chip IC lưu hai chứng thư điện tử: một để xác định người dùng (đăng nhập) và một để chủ thẻ ký (ký các tài liệu bạn nộp). Để dùng e-Tax thì thường bạn cần cả hai. Qua Mynaportal, bạn cũng có thể kiểm tra dữ liệu thu nhập và thuế địa phương, liên kết dữ liệu vào tờ khai thuế, và hoàn tất thủ tục chuyển đi trực tuyến.

Để biết các lựa chọn phần mềm khi khai thuế, xem hướng dẫn của chúng tôi về phần mềm khai thuế cho Nhật Bản.

Dùng Thẻ My Number làm thẻ bảo hiểm y tế

Nhật Bản đã chuyển hệ thống bảo hiểm y tế sang Thẻ My Number. Thẻ bảo hiểm y tế bằng giấy đã ngừng được cấp hay cập nhật, và những thẻ hiện có đã hết hạn vào ngày 1 tháng 12 năm 2025. Kể từ đó, hệ thống vận hành bằng Thẻ My Number với vai trò là giấy chứng nhận bảo hiểm.

Những điểm chính:

• Bắt buộc phải đăng ký. Đây là một bước làm một lần. Bạn có thể đăng ký qua ứng dụng Mynaportal, tại máy ATM của Seven Bank, hoặc tại đầu đọc thẻ ở quầy tiếp nhận của cơ sở y tế.
• Không cần cấp lại khi đổi việc hay chuyển nhà. Bạn vẫn hoàn tất giấy tờ đăng ký bảo hiểm, nhưng không phải chờ một tấm thẻ vật lý mới.
• Không có thẻ, hoặc chưa đăng ký? Cơ quan bảo hiểm của bạn sẽ cấp Giấy xác nhận tư cách (còn gọi là Giấy xác nhận đủ điều kiện), miễn phí, để bạn vẫn có thể đi khám bệnh. Bạn không bị từ chối khám chữa bệnh chỉ vì thiếu thẻ.

Việc có thẻ tự nó không đăng ký bảo hiểm cho bạn. Bạn vẫn cần được tham gia hoặc Bảo hiểm Y tế Quốc dân hoặc chương trình bảo hiểm của nơi làm việc, rồi sau đó mới đăng ký thẻ để dùng cho bảo hiểm y tế. Việc tham gia bảo hiểm và việc đăng ký thẻ là hai bước riêng biệt. Để biết cách bảo hiểm hoạt động, hãy đọc hướng dẫn về Bảo hiểm Y tế Quốc dân dành cho người nước ngoài của chúng tôi.

Quy tắc về thời hạn mà mọi người nước ngoài cư trú phải biết

Đây là phần quan trọng nhất. Với hầu hết người nước ngoài cư trú, Thẻ My Number chỉ có hiệu lực cho đến khi thẻ lưu trú của bạn hết hạn.

Nói chính xác hơn:

• Nếu tư cách lưu trú của bạn là trung và dài hạn (các tư cách đi làm, đi học và gia đình thông thường), thẻ mất hiệu lực vào ngày hết hạn của thẻ lưu trú — chứ không theo chu kỳ 10 năm.
• Người vĩnh trú và người có tư cách Lao động tay nghề cao (ii) thì theo thời hạn tiêu chuẩn thay vì như trên.

Thời hạn tiêu chuẩn, để tham khảo:

Người sở hữu	Thời hạn thẻ
Từ 18 tuổi trở lên	10 năm kể từ ngày cấp (đến ngày sinh nhật của bạn)
Dưới 18 tuổi	5 năm kể từ ngày cấp (đến ngày sinh nhật của bạn)
Chứng thư điện tử (mọi độ tuổi)	5 năm kể từ ngày cấp

Lưu ý một mốc thời gian riêng: ngay cả thẻ 10 năm cũng mang theo các chứng thư điện tử hết hạn khoảng mỗi 5 năm. Hãy gia hạn chúng, nếu không e-Tax, đăng nhập trực tuyến và in tại cửa hàng tiện lợi sẽ ngừng hoạt động.

Hai cái bẫy cần tránh:

1. Thẻ không tự động được gia hạn. Sau khi gia hạn thời gian lưu trú, bạn phải mang Thẻ My Number đến văn phòng thành phố để cập nhật thời hạn của nó. Nếu để thẻ quá hạn, thẻ trở nên vô hiệu và việc cấp lại tốn 800 yên cho thẻ cộng 200 yên cho chứng thư điện tử.
2. "Thời gian gia hạn" của visa không được áp dụng cho thẻ. Nếu việc gia hạn lưu trú của bạn vẫn đang được xét duyệt khi tư cách hết hạn, cục xuất nhập cảnh cấp một khoảng thời gian đặc biệt (thường là hai tháng) — nhưng thời hạn của thẻ không tự động được kéo dài cho khớp với nó. Hãy hỏi văn phòng thành phố về việc cập nhật thẻ trong khoảng thời gian đó.

Hãy gia hạn sớm. Bạn có thể đăng ký gia hạn thẻ và các chứng thư của nó tối đa ba tháng trước ngày hết hạn, và thông thường bạn sẽ được gửi trước một thư thông báo qua đường bưu điện. Đừng đợi đến tuần cuối cùng.

Cách đăng ký

Nếu bạn đã nhận được đơn đăng ký (nó đi kèm với Thẻ thông báo của bạn hoặc một thông báo riêng và mang một mã đăng ký), bạn có vài cách:

• Điện thoại thông minh — quét mã QR trên đơn, tải lên một tấm ảnh, và làm theo các bước. Đây là cách được khuyến nghị: ít phải chuẩn bị hơn và xử lý nhanh hơn.
• Máy tính — tải lên ảnh số trên trang web đăng ký và gửi.
• Bưu điện — đính kèm một tấm ảnh gần đây (chụp trong vòng sáu tháng qua) và gửi đơn qua bưu điện.
• Buồng chụp ảnh thẻ — một số buồng chụp hỗ trợ đăng ký trực tiếp.

Khi thẻ của bạn sẵn sàng (việc cấp thẻ mất khoảng một tháng), văn phòng thành phố sẽ gửi thông báo; bạn nhận thẻ trực tiếp và thiết lập các mã PIN. Hãy mang theo thông báo và thẻ lưu trú của bạn. Nếu đơn của bạn không có mã đăng ký, thông thường bạn đăng ký qua bưu điện, hoặc lấy một đơn mới có mã QR từ văn phòng thành phố.

Để xem các bước chính thức, hãy xem cổng Thẻ My Number và trang My Number của Cơ quan Số hóa.

Các mã PIN của bạn

Bạn thiết lập nhiều hơn một mã PIN:

• Một số 4 chữ số để xác định người dùng, sổ đăng ký cư dân và tự động điền (bạn có thể dùng chung 4 chữ số đó cho cả ba).
• Một mật khẩu chữ và số 6 đến 16 ký tự (chữ in hoa) cho chứng thư chữ ký.

Thẻ của bạn sẽ bị khóa nếu bạn nhập sai PIN người dùng ba lần liên tiếp (năm lần với mật khẩu chữ ký). Bạn đặt lại nó tại văn phòng thành phố — hãy mang theo thẻ và một giấy tờ tùy thân khác. Ảnh bị từ chối là nguyên nhân chậm trễ phổ biến nhất, nên hãy kiểm tra kỹ yêu cầu về ảnh.

Khi thông tin của bạn thay đổi, hoặc bị mất thẻ

• Chuyển nhà: hoàn tất thủ tục chuyển đến tại địa phương mới, rồi cập nhật thẻ. Có một khoảng thời gian để giữ thẻ còn hiệu lực sau khi chuyển nhà — theo hướng dẫn của thành phố Tsukuba là trong vòng 90 ngày kể từ khi hoàn tất thủ tục chuyển đến — nên đừng chần chừ. Việc thay đổi họ tên hoặc địa chỉ trong cùng một thành phố cũng cần cập nhật thẻ.
• Mất hoặc bị đánh cắp: tạm khóa thẻ ngay lập tức qua đường dây nóng 24/7, sau đó trình báo việc mất cắp với cảnh sát. Đường dây đa ngôn ngữ là 0120-0178-27 (tiếng Anh và một số ngôn ngữ khác). Khi gọi từ ngoài Nhật, hãy gọi +81-3-6734-0170. Việc cấp lại tốn 800 yên cộng 200 yên cho chứng thư.

Những thay đổi trong năm 2026

Từ ngày 14 tháng 6 năm 2026, Nhật Bản bắt đầu cấp Thẻ lưu trú đặc định tích hợp kết hợp chức năng của thẻ lưu trú và Thẻ My Number vào một giấy tờ duy nhất cho nhiều người nước ngoài cư trú, cùng với một định dạng thẻ mới. Nếu bạn đăng ký hoặc gia hạn vào khoảng thời gian đó, hãy kiểm tra hướng dẫn chính thức mới nhất, vì quy trình và tấm thẻ bạn nhận được có thể khác với mô tả ở trên. Xem tổng hợp luật mới năm 2026 cho người nước ngoài của chúng tôi để có bức tranh toàn cảnh hơn.

Câu hỏi thường gặp

Thẻ My Number có bắt buộc không? Số 12 chữ số được cấp tự động cho mọi cư dân, nhưng việc làm thẻ vật lý là tùy chọn. Tuy vậy, với sự chuyển dịch của bảo hiểm y tế và danh sách dịch vụ trực tuyến ngày càng nhiều, hầu hết cư dân thấy tấm thẻ rất hữu ích.

Tôi có thể dùng thẻ để mở tài khoản ngân hàng hay ký hợp đồng điện thoại không? Có — thẻ được chấp nhận rộng rãi làm giấy tờ tùy thân có ảnh và làm bằng chứng về số của bạn, điều mà nhiều ngân hàng và nhà mạng yêu cầu. Mức độ chấp nhận có thể khác nhau tùy nhà cung cấp, nên hãy giữ thẻ lưu trú bên mình để dự phòng.

Điều gì xảy ra với thẻ của tôi nếu tôi rời Nhật Bản vĩnh viễn? Thẻ của bạn gắn với hồ sơ cư trú của bạn. Khi bạn chuyển ra khỏi Nhật Bản, bạn hoàn tất thủ tục chuyển đi và trả lại hoặc nộp lại thẻ theo hướng dẫn của địa phương. Lưu ý rằng tùy chọn chuyển đi trực tuyến thường không thể dùng khi rời khỏi đất nước — hãy xác nhận các bước với văn phòng thành phố của bạn.

Thẻ lưu trú của tôi đã được gia hạn — Thẻ My Number của tôi có tự động có hiệu lực trở lại không? Không. Bạn phải mang thẻ đến văn phòng thành phố để cập nhật thời hạn của nó sau khi gia hạn lưu trú. Thẻ không tự cập nhật, và thẻ đã hết hạn phải được cấp lại có tính phí.

Tôi có thể xác nhận quy định chính thức ở đâu? Hãy dùng Cơ quan Số hóa Nhật Bản, Bộ Nội vụ và Truyền thông, Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi, và cổng Thẻ My Number chính thức. Văn phòng thành phố tại địa phương bạn có thể trả lời các câu hỏi cụ thể về tình trạng visa và địa chỉ của bạn. Các chi tiết như phí và giờ giấc thay đổi khác nhau — hãy kiểm tra nguồn chính thức.