Koseki và Juminhyo: Điều người nước ngoài ở Nhật cần biết

Nếu bạn sống ở Nhật, bạn sẽ liên tục gặp hai từ nghe rất "hành chính": koseki (戸籍) và juminhyo (住民票). Chúng nghe na ná nhau, các văn phòng cũng hỏi tới chúng trong những tình huống tương tự, và ứng dụng dịch thường dịch cả hai thành "family register" (sổ hộ khẩu) — điều này gây nhầm lẫn thật sự. Đây là cách hiểu rõ ràng: mỗi loại giấy tờ là gì, vì sao nó quan trọng riêng với cư dân nước ngoài, và loại nào bạn thực sự sẽ bị yêu cầu xuất trình.

Khác biệt trong một câu

• Juminhyo (住民票) = "sổ cư trú" của bạn. Nó chứng minh bạn đang sống ở đâu ngay lúc này. Cư dân nước ngoài có tên trên juminhyo. Đây là giấy tờ bạn dùng đi dùng lại.
• Koseki (戸籍) = "sổ hộ tịch". Nó ghi nhận quan hệ gia đình và các sự kiện quốc tịch (sinh, kết hôn, qua đời) dành cho công dân Nhật Bản. Là người mang quốc tịch nước ngoài, bạn không nằm trong hệ thống koseki — dù bạn có thể được nhắc tới như tham chiếu trên koseki của một thành viên gia đình người Nhật (ví dụ, với tư cách vợ/chồng người nước ngoài của một công dân Nhật).

Nếu chỉ nhớ một điều: là người nước ngoài, giấy tờ hằng ngày của bạn là juminhyo. Thông thường bạn không có koseki riêng.

Juminhyo (sổ cư trú) là gì?

Juminhyo do văn phòng hành chính địa phương của bạn (tòa thị chính thành phố/quận/thị trấn) quản lý, gắn với địa chỉ của bạn. Nó là một phần của hệ thống Đăng ký Cư dân Cơ bản, mà từ năm 2012 đã bao gồm cả cư dân nước ngoài có tư cách lưu trú hợp lệ.

Một juminhyo thường thể hiện:

• Họ tên và địa chỉ của bạn
• Ngày sinh và giới tính
• Ngày bạn đăng ký tại địa chỉ hiện tại
• Cấu trúc hộ gia đình (ai sống cùng bạn, và "chủ hộ")
• Với cư dân nước ngoài: quốc tịch/khu vực, tư cách lưu trú và thời hạn lưu trú

Bạn sẽ liên tục bị yêu cầu bản sao juminhyo (住民票の写し, juminhyo no utsushi) — khi mở tài khoản, ký hợp đồng thuê nhà, làm thủ tục bằng lái, một số giấy tờ liên quan visa, và nhiều thứ khác. Bạn xin nó tại văn phòng hành chính (hoặc thường qua máy tự phục vụ in nhiều bản, hay thẻ My Number). Mẹo: khi đăng ký, bạn có thể chọn có ghi kèm các mục My Number và tư cách lưu trú hay không — chỉ ghi kèm nếu bên yêu cầu thật sự cần.